Segundo o art. 3º do Decreto nº24.205/2003, o “Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.” Conforme o art. 4º. do mesmo Decreto, a “Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que indica o tempo de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e sua destinação final, para o arquivo de guarda permanente ou eliminação.” Para o Arquivo Nacional, o Índice é um instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente.
O Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação e o Índice de documentos de arquivo das atividades-fim devem ser desenvolvidos por cada órgão e entidade, conforme a Lei nº 2.545, de 28 de abril de 2000: “Art. 4° – Os órgãos e entidades do Poder Público do Distrito Federal deverão constituir Comissões Permanentes de Avaliação, às quais competirá definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos por eles produzidos e recebidos, observadas as orientações do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão central do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.”. Da mesma forma, o Decreto nº24.204/2003, que regulamenta a Lei estabelece que: “Art. 8º. As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos – CSAD conduzirão o processo de avaliação documental, que consistirá na determinação do ciclo de vida dos documentos, fixação de prazos de guarda e sua destinação e terá por base o levantamento da produção documental, como instrumento de determinação de funções e atividades dos órgãos geradores.” Esta obrigatoriedade está disposta também no Decreto nº24.205/2003, art.5º: “§ 1º Caberá aos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal constituir Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos para desenvolver as classes referentes às suas atividades específicas, estabelecendo os respectivos prazos de guarda e a destinação dos documentos.”
Após a elaboração, esses instrumentos devem ser aprovados pelo Arquivo Público do Distrito Federal, pois o art.15 do Decreto n°24.204/2003 determina que “Concluído o processo de atribuição de prazos para cada conjunto documental identificado, a Comissão Setorial elaborará relatório propondo o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim, os quais deverão ser analisados e aprovados pelo Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF”. Além disso, o Parágrafo único do art. 6º estabelece que “Compete ao Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal aprovar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim.”
O DODF Nº 65, de 6 de abril de 2010, publicou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim da Companhia de Saneamento Ambiental do Distrito Federal – CAESB.
A Instrução nº 105, de 10 de junho de 2011, DODF Nº 116, quinta-feira, 16 de junho de 2011 publicou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim do Transporte Urbano do Distrito Federal – DFTRANS.
BRB
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim do Banco de Brasília – BRB foi aprovado pelo Arquivo Público do Distrito Federal por meio do processo 041.000019/2014. Os instrumentos não foram publicados em razão de sigilo das informações.
Portaria nº 002/2021, Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades-fim da BRB – ADMINISTRADORA E CORRETORA DE SEGUROS S.A. foi publicado no DODF Nº 216, DE 19 DE NOVEMBRO DE 2021, referente ao processo SEI nº 00151-00000828/2021-40. Por haver informações que tangenciam o sigilo comercial da Companhia, esta publicação não contém o conteúdo integral dos instrumentos de gestão documental.
A Ordem de Serviço nº 46, de 06 de outubro de 2016, DODF nº 193, de 11 de outubro de 2016, publicou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim do Arquivo Público do Distrito Federal, registrados no processo 151.000125/2015.
A Instrução nº 146, de 06 de março de 2023, homologou a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim do Departamento de Trânsito do Distrito Federal (DETRAN).
A Portaria nº 343, de 14 de novembro de 2018, DODF Nº 219, de 19 de novembro de 2018, publicou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades-fim da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal.
A Portaria nº 178, de 26 de dezembro de 2018, DODF Nº 246, de 28 de dezembro de 2018, publicou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades-fim das Administrações Regionais do Distrito Federal.
A Portaria nº 66, de 07 de agosto de 2019, DODF Nº 166, de 2 de setembro de 2019, publicou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades-fim da Secretaria de Estado de Transporte e Mobilidade do Distrito Federal.
A Companhia do Metropolitano – Metrô homologou o PCTT-FIM por meio da Instrução de Serviço 582, de 02/12/2021, publicada no DODF 227, de 7/12/2021.
A Portaria PMDF 1.146/2020 publicou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim da Polícia Militar do Distrito Federal- PMDF.
A SOCIEDADE DE ABASTECIMENTO DE BRASÍLIA S/A, (SAB EM LIQUIDAÇÃO) homologou o PCTT-FIM por meio da Ordem de Serviço 11, de 15/06/2021, publicada no DODF 112, DE 17/06/2021.
A Secretaria de Estado de Obras e Infraestrutura – SODF homologou o PCTT-FIM por meio da Portaria 165, de 3/11/2021, publicada no DODF 206, de 04/11/2021.
A Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão (SEPLAG), homologou o PCTT_FIM por meio da portaria de nº274 de 29 de Agosto de 2022, publicada no DODF nº 165, quarta-feira, 31 de agosto de 2022.
O Instituto de Defesa do Consumidor (PROCON), homologou o PCTT_FIM por meio da Portaria nº 17, de 28 de abril de 2021, publicada no DPDF de n° 88, quarta-feira, 12 de maio de 2021.
A Instrução nº 09, de 03 de junho de 2024, publicou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim da PROFLORA S.A. – Florestamento e Reflorestamento – Em Liquidação.
A Instrução nº 16, de 11 de setembro de 2023, publicou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim da Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciência da Saúde (FEPECS).
A Portaria nº 432, de 22 de agosto de 2024, publicou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim da Procuradoria Geral do Distrito Federal (PGDF).
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